Kan en mediabank minska stress på arbetsplatsen?

Produktivitetsförlust i relation till ineffektiva DAM-processer

24 min/dag
2 tim/vecka
7,5 tim/månad
13 dagar/år

I en allt mer digitaliserad tillvaro, inte minst inom en modern marknadsavdelning – kan man konstatera en närmast lavinartad ökning av digitala tillgångar under de senaste åren. Och har man då inte infört rutiner och verktyg för att effektivisera hanteringen av dessa kan det ofta vara väldigt svårt att ha kontroll på alla mediafiler som cirkulerar inom en organisation.

Men det finns sätt att skapa ordning och reda bland de digitala tillgångarna för att få ut dem snabbt och smidigt till olika kanaler – och samtidigt skapa en användarupplevelse som förenklar vardagen för alla de medarbetare som ägnar en stor del av sin arbetstid till att använda dessa tillgångar.

Medarbetare som jobbar på en marknadsavdelning eller en större organisation känner säkert igen sig i frågorna nedan.

– Var är bilderna jag beställde förra månaden?
– Är inte det den gamla versionen?
– Jag kan inte hitta bilden, vet du var den finns?
– Får vi använda den bilden eller inte?
– Är det någon som vet var jag hittar originalet till
broschyren vi gjorde i våras?

Ineffektiva processer bidrar till ökad psykosocial ohälsa
Vi kan se i undersökningar och i möten med våra kunder, hur avsaknad av rutiner och processer i tekniska lösningar påverkar den psykosociala ohälsan. Där syns tydligt att medarbetare tar viktig tid från sin återhämtningstid för att just leta efter filer. Det beror på att dessa uppgifter inte är planerade. Det är tid som inte syns eller planeras in och därför bidrar till att stress uppstår.

• 46% arbetade övertid till följd av att letat efter filer under dagen.
• 28% tog tid från sin lunch som borde använts till återhämtning.
• 25% har inte tid för kafferast för att hämta andan.
• 24% hade hellre motionerat än att lagt tid på att leta efter filer.

Källa: Sapio Research survey among 202 ”decision makers” withing marketing during july-august 2019.

Mer än bara ett system
Då och då träffar vi på företag som tror att de blir ”lyckligare” om bara de får ett bättre system. Ibland kan det vara så, men oftast löser inte ett nytt system alla orsakerna som ligger bakom missnöjet. Problemen är ofta en konsekvens av hur man arbetar inom organisationen och bristfälliga processer. Genom att investera lika mycket i process- och organisationsutveckling som i teknik får man både en lönsam investering och en effektivare marknadsföringsprocess.

Därför är det otroligt viktigt att välja en lösning som blir en tillgång för hela organisationen och inte enbart marknadsavdelningen. Likaså att tänka igenom vad man vill få ut av sitt DAM-initiativ och vilka processer som kan effektiviseras och därmed göra stor nytta.

I en organisation är allt ett samspel. Ingen avdelning eller funktion fungerar utan den andra. Därför är det viktigt att lägga lika stor vikt vid processeffektivisering som implementation av ny teknik.

Undvik dubbelarbete och
låt systemen arbeta åt dig...

Effektivisera och integrera
Vad Zitac Solutions starkt rekommenderar är att arbeta utifrån filosofin ”Singel Source of Truth”. Att en fil endast skall lagras i en version i DAM:et och därifrån konsumeras av alla, både användare och andra system. Genom att arbeta målmedvetet och strukturerat finns det organisatoriska och ekonomiska effektivitetsvinster att hämta hem.

Till exempel kan tekniken stötta organisationen med att tagga filer med sökinformation från andra system. Kanske finns det behov av ett arbetsflöde för bildbeställningar eller att arbeta med Adobes Creative Cloud och Microsoft Office genom länkar från en central mediabank.

Vilka fördelar ger då en mediabank
När Bynder frågade sina 500 av sina kunder och dess användare om deras upplevelse av plattformen gav det intressanta svar. De tre största fördelarna omfattade en markant ökad återanvändning av tillgångar, högre efterlevnad enligt varumärkes riktlinjer och minskad risk av att använda i tillgångar på ett felaktigt sätt.

Våra kunder skapar, samarbetar och distribuerar sina tillgångar med Bynder för att komma ut på marknaden snabbare än någonsin tidigare. Förutom de tre främsta fördelarna framkom, fördjupade kunskaper med att använda Bynder som:

• 86 % rapporterade ett förbättrat samarbete inom
  deras marknadsorganisation.
• 85 % rapporterade att Bynder hjälper dem hantera
  tillgångar med upphovsrätt säkrare.
• 81 % av kunderna rapporterade förbättrat arbetsflöde,
  från skapande till distribution.

Källa: https://www.bynder.com/m/bdd31fb9371e2846/original/EN_Guide_DAM-ROI-Report_Consideration.pdf